Reklamační řád společnosti Vítovec corp. a.s., IČ 26367793, se sídlem Plzeň, Sukova 2820/40, PSČ 301 00, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl B, vložka 1102 stanoví postup pro podávání, vyřizování a evidencí reklamací a stížností zákazníků Vítovec corp. a.s.

Čl. I
Úvodní ustanovení

1. Společnost Vítovec corp., a.s. v rámci svého předmětu podnikání vykonává zejména činnost samostatného zprostředkovatele podle Zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění. Tuto činnost vykonává také prostřednictvím svých smluvních partnerů, kterými jsou zejména podřízení vázaní zástupci a doplňkoví pojišťovací zprostředkovatelé (dále jen VZ a DPZ).
2. Reklamací nebo stížností se rozumí zejména sdělení námitek či připomínek k poskytnuté službě, jednání či postupu Vítovec corp. a.s., k chování nebo jednání VZ a DPZ, k nesprávně vyplněným či zpracovaným dokumentům, je-li takové jednání či pochybení v rozporu s platnými právními předpisy, vnitřními předpisy Vítovec corp. a.s. nebo jinou pro Vítovec corp. a.s. nebo VZ a DPZ závaznou normou založenou například smluvním vztahem. Ostatní podání budou posuzována jako podněty a návrhy k jejichž projednání není stanoven závazný postup a jejichž vyřízení je na uvážení pravomocí Vítovec corp. a.s.
3. Reklamaci lze uplatnit prostřednictvím Vítovec corp. a.s. i na tvůrce pojistného produktu (pojišťovna, zajišťovna apod.), který Vítovec corp. a.s. zprostředkoval. V tomto případě bude reklamace bezodkladně postoupena tvůrci pojistného produktu a o této skutečnosti bude klient neprodleně informován, jakož i o všech dalších skutečnostech, o kterých se v souvislosti s reklamací dozví.
4. Ustanovení upravující výslovně pouze reklamace se použijí také na stížnosti a to zcela nebo v přiměřeném rozsahu v závislosti na významu dotčeného ustanovení.

Čl. II
Náležitosti reklamace

Klient je oprávněn podávat reklamace pouze způsobem stanoveným tímto reklamačním řádem.

1. Klient je povinen uvést své identifikační údaje v takovém rozsahu, aby bylo možné jeho určení. Zejména je povinen uvést své jméno, příjmení, adresu trvalého bydliště nebo kontaktní adresu, případně další kontaktní údaje jako je telefonní číslo či elektronická adresa a identifikační údaje svého VZ nebo DPZ, pokud se jej reklamace týká.
2. Dále je vhodné, aby klient uvedl své rodné číslo, identifikační číslo produktu, kterého se reklamace týká (například číslo smlouvy), nezná-li jej, pak název produktu, případně obchodního partnera, o jehož produkt se jedná. Obchodním partnerem podle předchozí věty se rozumí zejména pojišťovna, banka nebo jiná finanční instituce, jejíž produkty Vítovec corp. a.s. na základě smluvního vztahu zprostředkovává.
3. Je-li zákazníkem právnická osoba, uvede zejména svůj název, sídlo a IČ. V ostatním se použijí přiměřeně ustanovení odstavce 1 až 3.
4. Klient je dále povinen co nejúplněji a srozumitelnou formou uvést důvody reklamace, jak k reklamované skutečnosti došlo, případně požadavek, jakým způsobem má být reklamace vyřízena a čeho se dožaduje.
5. Tvrzené skutečnosti je zákazník povinen doložit, je-li to možné, zejména formou kopií dokumentů tyto skutečnosti osvědčujících.
6. Na vyzvání je klient povinen své podání doplnit, případně doložit jím tvrzené skutečnosti nebo odstranit případné vady reklamace. Za tímto účelem je mu poskytnuta lhůta 10 dnů, která může být po dohodě se klientem přiměřeně prodloužena. Výzva podle tohoto odstavce nesmí být samoúčelná a nesmí úmyslně ztěžovat podávání reklamací klienty.
7. Lhůta pro doplnění podání se nepočítá do běhu lhůty podle čl. V. odst. 1.

Čl.III
Důvody odmítnutí podané reklamace

1. Přijetí a další zpracování reklamace může být odmítnuto, jestliže:
   1. reklamaci podala osoba, která není klientem Vítovec corp. a.s. a nebyla ani prokazatelně kontaktována VZ nebo DPZ s nabídkou služeb Vítovec corp. a.s.. Totéž platí pro případy, kdy nelze vůbec určit, kdo reklamaci podal,
   2. reklamace nemá náležitosti stanovené článkem 2 a její nedostatky nebyly odstraněny ani v přiměřené lhůtě k tomu určené,
   3. vyřizování reklamace již probíhá. V takovém případě bude podání posuzováno jako doplnění reklamace,
   4. ve věci rozhodl soud či správní orgán nebo řízení ve věci bylo před soudem či správním orgánem zahájeno,
   5. uplynula lhůta pro podání reklamace nebo lhůta pro skartaci dokumentů relevantních k jejímu vyřízení.
2. Jestliže je dán některý z důvodů pro odmítnutí vyřízení reklamace podle předchozího odstavce, může být takové podání posuzováno jako podnět pro zkvalitnění nabízených služeb.

Čl.IV
Příjem stížností a reklamací

1. Stížnosti a reklamace jsou předkládány společnosti následujícími způsoby:
   1. e-mailovou zprávou,
   2. telefonicky,
   3. poštou,
   4. faxem,
   5. osobně.
2. Příjem reklamací, stížností nebo jiných podání probíhá v závislosti na zvolené formě podání některým z níže uvedených způsobů:Příjem reklamací e-mailovou zprávou probíhá prostřednictvím adresy elektronické pošty info@vitovec.cz. Zákazník do předmětu zprávy uvede „Reklamace“.
   1. Příjem reklamací telefonicky probíhá prostřednictvím telefonické linky +420377970704. Společnost si vyhrazuje právo každý telefonický hovor zaznamenat na záznamovém zařízení.
   2. Příjem reklamací poštou probíhá na adrese Vítovec corp. a.s. Sukova 2820/40, 301 00 Plzeň.
   3. Příjem reklamací faxem probíhá na faxovém čísle +420377970704.
3. O reklamaci podané osobně, zejména v provozovnách Vítovec corp. a.s., musí být vyhotoven zápis, který zákazník vlastnoručně podepíše. Na vyžádání je zákazníkovi vyhotovena kopie takto podepsaného podání.

Čl.V
Zpracování stížností a reklamací

1. Reklamace jsou vyřizovány v pořadí podle jejich přijetí v co nejkratší době. Lhůta pro vyřízení reklamace činí 30 kalendářních dní a počíná běžet dnem obdržení reklamace.
2. V případě, že reklamaci nelze vyřídit z vážného důvodu v uvedené lhůtě, bude zákazník informován o důvodu a předpokládané lhůtě k vyřízení reklamace.

Čl.VI
Opravné prostředky proti rozhodnutí

1. Pokud není klient spokojen s vyřízením reklamace nebo stížnosti, může se písemně obrátit na výkonného ředitele společnosti. V daném případě počíná běžet nová 30 denní lhůta pro vyřízení reklamace nebo stížnosti.
2. Právo zákazníka obracet se na soudy, případně Českou národní banku či jiné orgány veřejné správy s rozhodovací pravomocí není dotčena.

Čl.VII
Evidence stížností a reklamací

1. O každé reklamaci pořizuje Vítovec corp. a.s. záznam. Záznamy jsou opatřeny příslušným evidenčním číslem. Reklamace a stížnosti jsou evidovány v souborné databázi vedené v elektronické podobě.
2. Evidence reklamací je tvořena záznamy o doručených reklamacích a údajích o jejich vyřízení.

Čl.VIII
Závěrečná ustanovení

1. Tento Reklamační řád byl schválen představenstvem Vítovec corp. a.s. a je účinný od 1. 1. 2006 ve znění úprav k 1. 12. 2018 a k 1. 7. 2024.
2. Reklamační řád je vnitřním předpisem společnosti, který je uveřejněn na internetových stránkách Vítovec corp. a.s., umístěných na doméně www.vitovec.cz, a je rovněž přístupný na vyžádání v sídle společnosti Vítovec corp. a.s..
3. Reklamační řád a jeho změny schvaluje představenstvo Vítovec corp. a.s. formou vydání úplného znění nebo formou řádně číslovaných dodatků.

V Plzni dne 01.07.2024